Beszerzésautomatizálási Demó Procurement Automation Demo

AI-vezérelt beszerzés az igénybejelentéstől a megrendelésig — valós időben

AI-driven procurement from demand to purchase order — in real time

~5-10 perc~5-10 min Teljes auditnaplóFull audit trail
Áttekintés

Mit mutat be ez a demó?

A BackstreamAI automatizálja a teljes beszerzési ciklust — az igénybejelentéstől a szállítói értékelésen át a megrendelésig — AI ágensek segítségével, amelyek valós időben elemzik az e-maileket, értékelik az ajánlatokat és tárgyalnak a szállítókkal.

A teljes automatizált folyamatot a Folyamat áttekintőben tekintheti meg.

  • Beszerzési igény beküldése webes űrlapon
  • Automatikus jóváhagyási folyamat e-mailen keresztül
  • Árajánlatkérő e-mailek küldése 6 szállítónak, saját nyelvükön (ebben a példában magyar, német, angol nyelven)
  • AI-alapú ajánlatelemzés — sima szöveges e-mailekből, valamint PDF, Excel és Word mellékletekből
  • Automatikus pontozás és rangsorolás konfigurálható szempontok szerint
  • Többkörös AI tárgyalás a túl magas árat kínáló szállítókkal
  • Végső jóváhagyás szállítóválasztással és teljes auditnapló
Overview

What This Demo Shows

BackstreamAI automates the full procurement cycle — from demand submission through supplier evaluation to purchase order — using AI agents that parse emails, evaluate quotes, and negotiate with suppliers in real time.

See the full automated process in the Process Explorer.

  • Procurement demand submitted through a web form
  • Automatic approval workflow via email
  • RFQ emails sent to 6 suppliers in their own language (in the current example: Hungarian, English, German)
  • AI-powered parsing of quotes — from plain-text emails and PDF, Excel, and Word attachments
  • Automated scoring and ranking with configurable criteria
  • Multi-round AI negotiation with overpriced suppliers
  • Final approval with supplier selection and complete audit trail
Előkészületek

Mielőtt elkezdené

  • A demó környezetnek futnia kell (ha bizonytalan, kérdezze a technikai csapatot)
  • Szükség van a demó e-mail fiókhoz való hozzáférésre
  • Nyisson meg két böngészőfület: Igénykövetés és Igénybejelentő űrlap
Setup

Before You Start

  • The demo environment must be running (ask the technical team if unsure)
  • You need access to the demo email inbox
  • Open two browser tabs: Demand Tracker and Demand Form
Demó lépésről lépésre

A demó menete

Step by step

Demo Walkthrough

1
Igény beküldése
Submit the Demand
Ön csinálja You do this
  1. Nyissa meg az Igénybejelentő űrlapot
  2. Az űrlap kétnyelvű — a jobb felső sarokban válthat magyar és angol között
  3. Használja az előre kitöltött értékeket: 500 csomag A4 papír, célár EUR 3,00, max. EUR 3,50
  4. Kattintson a Beküldés gombra
  1. Go to the Demand Form
  2. The form is bilingual — toggle between Hungarian and English in the top-right
  3. Use the pre-filled values: 500 reams A4 paper, target EUR 3.00, max EUR 3.50
  4. Click Submit
Figyelje az Igénykövetést — az új igény Beérkezett státusszal jelenik meg Watch the Demand Tracker — the new demand appears with status Received
2
Igény jóváhagyása
Approve the Demand
Ön csinálja You do this
  1. Ellenőrizze a jóváhagyó e-mail fiókját — másodperceken belül megérkezett a jóváhagyási e-mail
  2. Nyissa meg az e-mailt és kattintson a Jóváhagyás gombra
  1. Check the approver's email inbox — an approval email arrived within seconds
  2. Open the email and click Approve
Beérkezett → Jóváhagyásra vár → Jóváhagyva → Árajánlatkérés elküldve — automatikusan, másodpercek alatt Received → Pending Approval → Approved → RFQ Sent — automatically, within seconds
3
Árajánlatkérés
RFQ Process
Automatikus Automatic

A rendszer automatikusan személyre szabott árajánlatkéréseket küld mind a 6 szállítónak, saját nyelvükön (ebben a példában magyar, német, angol nyelven).

The system automatically sends personalized RFQ emails to all 6 suppliers in their own language (in the current example: Hungarian, English, German).

4
Szállítói válaszok (~15 mp)
Supplier Responses (~15s)
Automatikus Automatic

A 6 szállító lépcsőzetesen válaszol, különböző formátumokban — pont úgy, mint a valóságban: sima szöveges e-mail, PDF melléklet, Excel (.xlsx) táblázat vagy Word (.docx) dokumentum.

Az AI automatikusan:

  1. Észleli a beérkező e-maileket
  2. Letölti és feldolgozza a mellékleteket — PDF, Excel és Word fájlokból kinyeri a szöveget
  3. Elemzi a válaszokat — kinyeri az árat, mennyiséget, szállítási időt az e-mail szövegéből és a mellékletekből egyaránt (ebben a példában magyar, német, angol nyelven)
  4. Megbízhatósági pontszámmal validálja az adatokat
  5. Tárolja a strukturált ajánlatot

All 6 suppliers respond in a staggered pattern, each in a different format — just like in real life: plain-text emails, PDF attachments, Excel (.xlsx) spreadsheets, or Word (.docx) documents.

The AI automatically:

  1. Detects incoming supplier emails
  2. Downloads and extracts text from attachments — PDF, Excel, and Word files
  3. Parses each response — extracts price, quantity, delivery time from both email body and attachments (in the current example: Hungarian, German, English)
  4. Validates extracted data with a confidence score
  5. Stores the structured quote
Kattintson az igényre az Igénykövetésben — valós időben jelennek meg az ajánlatok Click the demand in the Demand Tracker — quotes appear in real time
5
AI értékelés
AI Evaluation
Automatikus Automatic

Az AI minden ajánlatot többszempontú értékelésnek vet alá. Ebben a példában az alábbi súlyozás látható — ez teljes mértékben konfigurálható az Önök igényei szerint:

  • Ár — 40% súly
  • Szállítási idő — 20% súly
  • Minőség — 25% súly (szállítói előzmények alapján)
  • Megbízhatóság — 15% súly (határidőre szállítás aránya)

The AI performs a multi-criteria evaluation of each quote. The example below shows one possible weighting — this is fully configurable to match your organization's priorities:

  • Price — 40% weight
  • Delivery time — 20% weight
  • Quality — 25% weight (based on supplier history)
  • Reliability — 15% weight (on-time delivery rate)
6
AI tárgyalás
AI Negotiation
Automatikus Automatic

Ha az értékelés során egyes ajánlatok meghaladják a maximális árat, az AI automatikusan tárgyalást kezdeményez az érintett szállítókkal. A tárgyalás szigorú keretek között zajlik — az AI soha nem lépi túl a megadott limiteket, és minden kör teljes átláthatósággal naplózva van.

When the evaluation identifies quotes above the maximum price, the AI automatically initiates negotiation with the affected suppliers. The negotiation operates within strict guardrails — the AI never exceeds the defined limits, and every round is logged with full transparency.

Kövesse nyomon a Igénykövetésben — a státusz valós időben változik Follow along in the Demand Tracker — status updates in real time
7
Végső jóváhagyás
Final Approval
Ön csinálja You do this
  1. Végső jóváhagyási e-mail érkezik a legjobb ajánlat összegzésével
  2. Nyissa meg és kattintson a Jóváhagyás gombra
  1. A final approval email arrives summarizing the best offer
  2. Open it and click Approve
Státusz: Befejezve Status: Completed
8
Eredmények áttekintése
Review the Results

Igénykövetés részletes nézet — a vizuális lépéssáv zölddel mutatja a befejezett szakaszokat. Kattintson bármelyikre a részletekért.

Ellenőrzési napló — teljes kronológiai napló. Színkódolt: kék (rendszer), lila (AI), zöld (ember).

Demand Tracker Detail View — the visual stepper shows completed stages in green. Click any step for details.

Audit Log — complete chronological log. Color-coded: blue (system), purple (AI), green (human).

Előnyök

Miért érdemes?

Benefits

Why It Matters

Gyakori kérdések

GYIK

Frequently asked

FAQ

Az AI hozhat-e önállóan beszerzési döntéseket?
Can the AI make purchasing decisions on its own?
Nem. Minden beszerzéshez emberi jóváhagyás szükséges — mind az elején, mind a végén.
No. Every purchase requires human approval — both at the start and at the end.
Mi történik szokatlan szállítói válasz esetén?
What if a supplier sends an unusual response?
Az AI megjelöli az alacsony megbízhatóságú elemzéseket emberi felülvizsgálatra.
The AI flags low-confidence extractions for human review. Nothing proceeds without validated data.
Milyen mellékletformátumokat kezel az AI?
What attachment formats does the AI support?
PDF fájlokból, Excel-táblázatokból (.xlsx), Word-dokumentumokból (.docx) és CSV fájlokból is képes adatot kinyerni, a sima szöveges e-maileken túl. A szállítóknak nem kell változtatniuk a megszokott munkafolyamatukon.
The system extracts data from PDF files, Excel spreadsheets (.xlsx), Word documents (.docx), and CSV files, in addition to plain-text email bodies. Suppliers don't need to change how they work.
Lehet-e változtatni az értékelési súlyokon?
Can we change the evaluation weights?
Igen. Az ár, szállítási idő, minőség és megbízhatóság súlyai teljes mértékben konfigurálhatók.
Yes. Price, delivery, quality, and reliability weights are fully configurable.
Hogyan illeszkedik a meglévő rendszerekhez?
How does this integrate with existing systems?
Csatlakozik meglévő e-mail rendszeréhez, szállítói adatbázisához és ERP rendszeréhez.
It connects to your existing email, supplier database, and ERP system.

Adatvédelem és megfelelőség

Privacy & Compliance

Az AI elküldi az adatainkat az OpenAI-nak vagy az Anthropic-nak?
Does the AI send our data to OpenAI/Anthropic?
Az API-hívások nem képzési adatok. A vállalati API-szintek szerződésileg kizárják az ügyféladatok felhasználását modell-tanításra — ugyanúgy, mint az ERP-szállító API-hívásai. Az adatfeldolgozási megállapodást (DPA) kérésre megküldjük.
API calls are not training data. Enterprise API tiers contractually exclude customer inputs from model training — the same as your ERP vendor's API calls. We share the Data Processing Agreement (DPA) on request.
Nem küldhetünk szerződéseket vagy számlákat a hálózatunkon kívülre.
We can't send contracts or invoices outside our network.
A teljes feldolgozás (n8n munkafolyamatok, PostgreSQL, jóváhagyások) az Ön saját infrastruktúráján fut. Csak egyetlen titkosított HTTPS-hívás megy az LLM szolgáltatóhoz — az Ön DPA-ja szerint. Ha ez sem elegendő, a rendszert teljes egészében az Ön privát felhőjében vagy saját szerverén is üzemeltethetjük.
All processing (n8n workflows, PostgreSQL, approvals) runs on your own infrastructure. Only a single signed HTTPS call goes to the LLM provider — under your DPA. If that's still not enough, we can deploy fully inside your private cloud or on-premise.
A GDPR tiltja az emberekről szóló automatizált döntéseket?
Doesn't GDPR prohibit automated decisions about people?
A BackstreamAI minden döntési pontnál emberi jóváhagyási kapukat tartalmaz. A GDPR 22. cikke teljesül: az AI javasol, ember dönt. Ez valójában megfelelőségi előny a teljesen automatizált eszközökkel szemben. Ezen felül az EU AI Act (2025. augusztus) előírásainak is közvetlenül megfelel a kötelező jóváhagyási lépésekkel.
BackstreamAI is designed with human approval gates at every decision point. GDPR Article 22 is satisfied: the AI recommends, a human decides. This is actually a compliance advantage over fully automated tools. Our mandatory approval gates also directly satisfy EU AI Act requirements (in force August 2025).
Mi akadályozza meg, hogy az AI érzékeny adatokat szivárogtasson ki a kimeneteiben?
What stops the AI from leaking sensitive data in its outputs?
A promptok sablonozottak, és csak a szükséges mezőket kérik le (szállító neve, összegek, tételek) — nem a teljes nyers dokumentumokat. Emellett PII-redakciós réteg is hozzáadható, amely tokenizálja az érzékeny értékeket, mielőtt elhagynák a hálózatot.
Prompts are templated and extract only required fields (vendor name, amounts, line items) — not full raw documents. We can also add a PII redaction layer that tokenises sensitive values before they leave the network.
Szabályozott iparágban vagyunk (pénzügy, egészségügy, közszféra).
We are in a regulated industry (finance, healthcare, public sector).
VPC és teljes helyszíni (on-premise) telepítési lehetőségeket kínálunk, amelyek megfelelnek a szigorú adatrezidencia- és ágazati követelményeknek. A munkafolyamat-sablonok változatlanok maradnak — csak az LLM szolgáltató és a tárhelymegoldás változik.
We offer VPC and full on-premise deployment options that satisfy strict data residency and sectoral requirements. The workflow templates stay unchanged — only the LLM provider and hosting arrangement change.
Bizalmas dokumentum — BackstreamAI © 2026 Confidential — BackstreamAI © 2026